Que ce soit dans le milieu professionnel ou personnel, on lit beaucoup de contenus compliqués. On passe du temps à lire, à relire et à comprendre des documents…
Mais, rassurez-vous, ce n’est pas de votre faute. Si vous bloquez sur un mot, si vous relisez 3 fois une phrase, ce n’est pas normal.
Mais, ce n’est pas de votre faute. C’est, celle du rédacteur. 🙂
Si vous êtes chef d’entreprise ou responsable de communication, vous êtes responsable du contenu que vous partagez à votre public. C’est donc votre travail d’adapter le contenu pour qu’il soit clair et le plus accessible possible.
Mais, comment communiquer clairement ?
Allez, je vous explique ça ! 😁
Comprendre le contexte
- D’un côté, il y a vos lecteurs. Les lecteurs peuvent être vos clients, vos candidats ou vos visiteurs.
Parfois, vos lecteurs ne comprennent pas vos documents. Pourquoi ? Parce que vos documents ne sont pas adaptés à leur niveau de connaissance. Et c’est normal, vos lecteurs ne maîtrisent pas vos compétences et ne connaissent pas les mêmes informations que vous.
Pour mieux comprendre vos lecteurs, allez lire l’article : l’importance du persona.
- D’un autre côté, il y a le rédacteur. Le rédacteur, c’est vous. Vous êtes le rédacteur parce que vous enseignez et partagez des informations par écrit. Vous avez une expertise qui demande parfois à utiliser un jargon et des tournures compliquées.
L’enjeu est donc de trouver un juste compromis.
Pour communiquer clairement, il faut trouver un juste compromis entre :
- Le niveau de connaissance de vos lecteurs
- Votre niveau de connaissance
Comment communiquer clairement ?
La structure du document
Ça peut paraître futile, mais pourtant, la structure d’un document a un rôle majeur dans la compréhension.
La structure va avoir un impact sur :
- La manière de présenter l’information
- L’organisation du document
- La sélection de l’information
- La longueur de votre document
- L’expérience générale du lecteur
- Le fait de trouver l’information facile
Eh oui, tant que ça !
Alors, comment faire pour créer la structure de son document ?
1 – Choisir un plan
Il existe plusieurs plans éditoriaux possibles.
Le plus connu est le plan généraliste. Il consiste à présenter en premier les idées principales, pour aller progressivement vers les idées spécifiques.
Le plan généraliste offre une bonne expérience à votre lecteur. Il permet d’accompagner progressivement le lecteur, en lui présentant les informations essentielles en premier.
2 – Choisir les informations
Pour communiquer clairement, vous devrez choisir les informations.
Réalisez 3 groupes d’informations :
Groupe 1 : les informations primaires – les informations importantes – les informations essentielles à comprendre ✔️
Groupe 2 : les informations secondaires – les informations importantes mais plus spécifiques ✔️
Groupe 3 : les informations superflues – les informations qui vont perdre vos lecteurs – les informations “cas particuliers “ – les informations trop techniques – les informations non essentielles – les informations à mettre à la poubelle ❌
Pour remplir ces 3 groupes, aidez-vous de l’outil QQOCQP qui veut dire : Qui ? Quoi ? Où ? Comment ? Quand ? Pourquoi ?
Cet outil vous permettra d’avoir une vue d’ensemble et de ne rien oublier.
Pour aller plus loin, allez lire l’article sur la méthode de communication claire
3 – Créer des titres
Maintenant, vous pouvez organiser votre document.
Pour cela, utilisez des titres et des sous-titres.
Pourquoi utiliser des titres ?
- Ils guident votre lecteur.
- Ils donnent des indications sur le contenu du document.
- Ils rendent les documents plus agréables à lire.
- Ils font gagner du temps.
Pour aller plus loin, découvrir le programme complet de la formation langage clair et simple
La lisibilité du document
La deuxième partie du travail consiste à améliorer la lisibilité de votre document.
On va notamment s’appuyer sur le vocabulaire, la ponctualité, les illustrations, les couleurs, etc.
Pourquoi la lisibilité est-elle si importante ?
- La lisibilité rend le document simple à lire, même s’il est compliqué.
- En 3 secondes, le lecteur juge votre document. Si aux premiers coups d’œil, le document lui semble long, ennuyant ou compliqué… il sera compliqué de le convaincre.
- Si votre lecteur n’est pas motivé à lire, il faut que la mise en page arrive à le captiver un minimum.
- La lisibilité aide à communiquer clairement.
1 – Choisir les couleurs
Les couleurs vont attirer le regard de votre lecteur.
Elles vont l’influencer dans les informations à lire en priorité.
Par exemple, vous pouvez choisir d’encadrer une information en bleu ou en rouge pour montrer son importance.
Comment choisir une couleur ?
- Les couleurs doivent être en harmonie
- Les couleurs doivent avoir suffisamment de contraste. Le contraste est le niveau de différence entre 2 couleurs misent côte à côte.
Par exemple, le niveau de contraste est maximal lorsque le texte est noir et le fond blanc. Par contre, il sera très faible lorsque le texte est jaune et le fond blanc.
2 – Remplacer les mots compliqués
Il n’est pas utile d’employer des mots compliqués pour convaincre votre public. Au contraire. D’après une étude réalisée en 2021, utiliser des mots simples augmente les chances d’être compris et reconnu pour son travail.
Alors, qu’est-ce que l’on attend pour utiliser des mots simples ?
Voici quelques actions pour communiquer clairement :
- Remplacez le mot compliqué par un mot courant.
- Si le mot ne peut pas être remplacé, alors ajoutez une définition.
- Illustrez au maximum vos idées : exemples, photos, études de cas, dessins
- Préférez les phrases courtes
- Préférez les verbes aux mots. Les verbes évoquent l’action. C’est donc plus simple pour le lecteur de se projeter. Exemple : “N’oubliez pas d’envoyer votre réservation avant demain.” On préfère : « N’oubliez pas de réserver avant demain.”
3 – Utiliser des images
On ne se rend pas compte de la puissance des images.
Pourtant, les images aident à mieux comprendre les documents.
L’expression “1 image vaut 1000 mots” est tellement vraie. Si vous avez un sujet compliqué à aborder, utilisez des images pour l’expliquer.
Les images aideront vos lecteurs à se projeter et à mieux comprendre vos idées.
Comment choisir une image ?
- L’image doit avoir une signification claire et unique. Elle ne doit pas créer le doute chez le lecteur.
- L’image doit avoir un bon niveau de contraste. Nous avons vu précédemment ce que signifiait “contraste”.
- L’image doit être suffisamment grande pour être visible de tous et toutes.
Avant de terminer…
Une fois que votre document est écrit, n’oubliez pas de le relire ET de le faire relire par d’autres personnes. Faire tester votre document, c’est la meilleure manière de savoir s’il est clair et compréhensible.
Pour aller plus loin :
- Lire l’article sur le 7C de la communication
- Apprendre à remplacer les anglicismes
- Découvrir 3 méthodes de communication claire
