Dans cet article, vous allez apprendre à rendre vos documents plus clairs.
Je vous propose une méthode très simple, en 3 étapes, pour structurer tous vos documents.
→ Si vous n’avez pas encore lu l’article sur le langage clair et simple, je vous invite à le consulter avant de continuer votre lecture.
Allez, c’est parti ! 🙂
Pourquoi organiser un document ?
Pour simplifier un document, il ne suffit pas de choisir des mots simples. Et non ! L’organisation de votre document a énormément d’impact sur son niveau d’accessibilité.
Grâce à une organisation simple et logique, vos lecteurs arriveront à comprendre votre message.
1. Connaître le contexte
À chaque fois que vous rédigez un document, vous devez toujours étudier le contexte.
Il va énormément influencer sur votre document.
En quelques mots ⚡
Le contexte, c’est :
- Qui va lire le document ?
- Où le document va être lu ?
- Quand le document va être lu ?
- Quel est le but du document ?
- Et toutes les autres questions utiles…
Par exemple 👁️
Si vous rédigez un « règlement intérieur », le document va être différent selon :
- Le public : le document est pour des résidents ? des enfants ? des familles ? des collègues ?
- Le lieu : le document va-t-il être lu dans une chambre ? à la maison ? à l’extérieur ?
- La date : quand est-ce que le document va être lu ? avant d’entrer dans la structure ? pendant une activité ?
- Le but : quel est le but du document ?
- Et toutes les autres questions…
💡 En étudiant le contexte, vous réussirez à choisir le meilleur support pour vos lecteurs. Le support peut être une affiche, une brochure, un mail, un livre, etc.
A présent, vous pouvez réfléchir aux informations à écrire dans votre document.
La difficulté, ici, est de choisir les informations importantes, essentielles, et utiles qui répondent aux besoins de vos lecteurs.
En quelques mots ⚡
Pour choisir vos informations, vous devez :
- Écrire toutes vos idées sur un papier,
- Créer des groupes d’idées,
- Trier, supprimer et garder que les informations utiles,
- Créer votre plan,
Conseils pour aller plus loin… 👁️
Pour structurer votre document, pensez à mettre un titre principal et des sous-titres. Ils vont aider vos lecteurs à identifier le contenu de votre document.
💡 En sélectionnant les informations, vous réussirez à créer un plan logique.
Quand vous créez un document, il est important de penser à l’expérience de la lecture. Il faut réfléchir à la manière dont votre document va être lu.
Aujourd’hui, beaucoup de personnes lisent les documents en diagonale.
Les documents ne sont donc pas lus, mais survolés.
En quelques mots ⚡
Pour guider le lecteur, vous pouvez :
- Utiliser un sommaire,
- Mettre les informations importantes au début,
- Mettre certaines informations en gras,
- Créer des repères visuels, avec des couleurs ou des pictogrammes,
Par exemple 👁️
Dans un document, il y a toujours des informations plus importantes que d’autres. Ces informations doivent être absolument comprises par vos lecteurs, mais aussi facilement identifiables.
Dans un mail, vous pouvez faire ressortir les informations importantes en utilisant des listes à puces.
La relecture
Petite piqûre de rappel, à chaque fois que vous rédigez un document, vous devez prendre le temps de vous relire.
L’idéal est d’attendre 1 journée, ou 1 demi-journée, pour vous relire.
Pour aller plus loin :
Si vous souhaitez poursuivre votre lecture, vous pouvez lire :