Combien de fois, avez-vous lu et relu un même document pour finalement vous résoudre à :
- Chercher sur Internet
- Demander de l’aide
- Abandonner
Cela évoque un véritable besoin de simplifier notre manière de communiquer.
Que ce soit dans le domaine juridique, marketing, bancaire, assurance, formation, commercial… Nos documents doivent être plus simples et plus accessibles.
Pour pallier ça, nous vous proposons de découvrir le langage clair et simple.
Allez, c’est parti !
Qu’est-ce que le langage clair ?
Le langage clair et simple vise à rendre l’information plus facile, plus simple et plus rapide à lire.
Pour cela, de nombreuses règles existent. En passant par la mise en page, la rédaction et la syntaxe, toutes ses règles encouragent à rendre votre manière de communication plus simple… et ce, au quotidien.
Découvrez notre formation sur le langage clair et simple
Les 4 raisons d’utiliser un langage clair et simple :
Supprimer la barrière de la langue
Jargon, mot technique, anglicisme, tournure compliquée, voix passive … Tant de choses qui rendent un document compliqué à lire, voire presque indigeste.
Ce sont un tas de petites choses qui font qu’aujourd’hui de nombreux supports ne sont pas compris. Souvent, nous ne prenons pas en compte le niveau de connaissance des lecteurs et lectrices. C’est un problème.
Avec un discours non adapté à votre public, les conséquences sont : une perte d’intérêt, un oubli du document, un sentiment de ne pas être compris, des inégalités d’accès à l’information.
L’objectif du langage clair et simple est de créer des documents accessibles à votre audience. Avec un discours adapté, vous parviendrez à éveiller la curiosité d’une nouvelle cible, à dialoguer et à entretenir une vraie relation.
Améliorer son discours
Grâce aux outils du langage simple et clair, il sera plus facile de structurer vos idées.
❌Sans méthode, un discours est trop souvent dispersé. Les phrases deviennent longues, confuses et les lecteurs se perdent dans une pluie d’informations.
✔En optant pour un langage clair, vous pourrez choisir des mots adaptés, à la fois percutants et efficaces pour captiver votre audience.
Avec une mise en page logique et cohérente, les lecteurs et lectrices n’auront aucun mal à comprendre et à suivre vos propos.
Pour présenter un projet, une mesure ou un événement, le langage simple et clair est un véritable allié.
Diffuser l’information au bonne personne et au bon moment
C’est toujours irritant de constater qu’un document n’est pas lu. Malgré le temps investi, le résultat n’est pas au rendez-vous.
Cela peut s’expliquer de différentes manières :
- Le support n’est pas adapté
- Le canaux de diffusion n’est pas utilisé par votre audience cible (réseaux sociaux, site internet, intranet, boîte aux lettres)
- Les personnes ne se sentent pas concernées par vos propos
- Le document n’intéresse pas
Afin d’éviter ça, le langage clair et simple invite à communiquer de manière raisonnée. Étape par étape, vous pourrez mieux connaître vos lecteurs, pour diffuser le bon contenu avec les bons mots, au bon moment, et au bon endroit.
Optez pour un langage clair, c’est aussi vous assurer que l’information est reçue, mais aussi comprise. Cela change tout dans votre manière de communiquer.
Pour aller plus loin, découvrez le programme de la formation langage clair et simple.
Gagner du temps et faire gagner du temps
Avec la méthodologie du langage clair et simple, vous parviendrez à sélectionner l’information essentielle, et à présenter vos idées de manière synthétique.
L’objectif est de vous faire gagner du temps dans l’élaboration de vos documents. Vous vous concentrez que sur l’essentiel… En gros, pas de blabla, mais du concret !
En plus, en prenant le parti de synthétiser vos propos, vous faites gagner du temps à tout votre entourage. Vous créez des documents structurés, organisés, avec une mise en page logique qui fera économiser du temps de réflexion et de décision aux personnes concernées.
Comment mettre en place cette méthode ?
Vous êtes convaincus, et vous souhaitez en savoir plus sur le langage clair et simple ? Comme dit plus haut, il existe une méthode de communication regroupant un vaste nombre de règles et d’outils.
4 astuces pour mettre en place un langage clair et simple
Définir un but précis
Avant de se jeter sur une page blanche, il est indispensable de fixer un but à votre document.
Sans but, vous n’avez pas de ligne directrice, et vous avez toutes les chances de vous éparpiller.
Alors, comment fixer un but ?
Un but doit être SMART, c’est-à-dire Spécifique, Mesurable, Ambitieux, Réalisable, Temporale
Le but du document doit vous donner des informations sur :
- Le contexte de l’écriture
- Le temps et le lieu de la lecture
- Les résultats attendus
Le but ne doit jamais vous quitter. Une fois définis, il doit rester au centre de votre document.
Connaître l’audience
Autre élément indispensable : connaître l’audience.
Plus vous connaîtrez vos lecteurs et lectrices, et plus vous aurez de chances de répondre à leurs attentes.
Pour vous aider dans cette étape, je vous encourage à créer un persona.
Le persona est une personne fictive ayant des caractéristiques socio-démographiques. Il représentera une potentielle clientèle.
Le persona doit vous donner des informations sur :
- Le niveau de connaissance de votre cible
- Ses besoins en terme d’informations
- Ses intérêts et attentes
- Ses habitudes et outils de communication
Ne retenir que l’essentiel
A ce stade, vous devrez choisir l’information importante à communiquer.
Le choix de l’information est sûrement l’étape la plus délicate.
En effet, nous avons l’habitude d’écrire, de parler beaucoup… afin de prouver notre savoir. Or, l’objectif du langage clair et simple est de partager uniquement l’information essentielle.
Pour cela, je vous recommande d’utiliser l’outil QQOQCP : Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Pourquoi ?
Cet outil vous aidera à sélectionner l’information dont vous avez besoin.
En pratique, je vous encourage à prendre une page blanche et d’écrire Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Pourquoi ? en sautant 5 lignes.
Sous chaque pronom interrogatif, écrivez quelques idées, un mot ou deux mots suffisent. L’objectif est de vous donner des pistes de réflexion, et d’avoir de la matière pour rédiger efficacement ensuite.
Construisez un plan
Pour communiquer clairement, vous aurez besoin d’un plan.
Ce sera votre GPS.
Comme un GPS, le plan éditorial vous donnera des indications sur les différentes étapes de rédaction. Si vous allez trop vite, et que vous brûlez des étapes, vous risquez de vous perdre.
Le plan éditorial vous aidera dans la structure de vos propos. Il est indispensable afin de cadrer vos idées et de les présenter de manière ordonnée.
Le plan éditorial peut se présenter de cette manière :
- L’étape 1 : le but
- L’étape 2 : le contexte
- L’étape 3 : les informations primaires
- L’étape 4 : les informations secondaires
Pour cela, le but que vous aurez défini en étape 1 sera une aide précieuse dans la construction d’un plan adapté.
3 questions courantes sur le langage clair et simple :
Comment choisir la longueur du document ?
Effectivement, un document trop long peut décourager le lecteur.
C’est pour cela qu’un ciblage d’informations est essentiel afin de réduire le “trop”.
Si ce travail a déjà été fait, dans certains cas, il est possible de diviser le document en plusieurs petits documents.
Toutefois, le travail de mise en page jouera un rôle important. Avec de la couleur, des photos et des infographies, vous parviendrez à rendre la lecture agréable et fluide.
Comment mettre en page ?
La mise en page est essentielle dans la création de tout document.
Pour attirer le lecteur, pensez à :
- Aérer votre document,
- Utiliser une police lisible,
- Mettre des images,
- Utiliser des couleurs,
- Etre cohérent,
J’ai peur de ne pas en dire assez, comment faire ?
Évidemment, lorsque l’on doit cibler l’information, il peut arriver que l’on ait le sentiment de pas en dire assez, que le lecteur manque d’information.
C’est compréhensible.
Pour vous aider dans cette démarche, nous vous conseillons de :
- Définir le but de votre document
- Garder le but (toujours) en tête
- Utiliser l’outil QQOCQP
Si une information bloque, posez-vous ces trois questions :
- Est-ce que l’information répond vraiment à mon but ?
- Est-ce que l’information aide vraiment le lecteur ? Ou risque-t-elle de le perdre ?
- Est-ce que l’information à vraiment sa place dans le document ? Si non, ce sera l’occasion, pour vous, de créer un document supplémentaire.
A retenir sur le langage simple et clair
Le langage simple est une méthode qui tend à s’opposer aux enseignants scolaires. Ici, le langage simple encourage à définir un but et à l’exprimer le plus tôt possible. Nous choisissons de communiquer l’information essentielle, en employant des mots à la fois captivants et compréhensibles pour l’audience cible.
Une réponse sur « Pourquoi et comment utiliser le langage clair et simple ? »
J’ai beaucoup appris sur la réactivation des abonnés inactifs grâce à votre guide.