Aujourd’hui, nous abordons une question importante : Comment communiquer de manière claire et efficace ?
Pas de blabla, voici le programme :
- Définition de la communication claire
- Pourquoi communiquer clairement ?
- Comprendre les principes de la communication claire
- Quelques exemples
- Mise en pratique (10 minutes)
Définition : communication claire
La communication claire est une méthode de communication qui vise à placer le lecteur au centre.
Pour être plus précis, lorsque l’on va rédiger un document, on va se concentrer uniquement sur le lecteur. Par le biais de l’empathie, vous (le rédacteur) allez vous mettre à la place du lecteur.
Cet exercice permet de répondre aux questions comme : De quoi le lecteur a besoin ? Quelles sont les actions que doit réaliser le lecteur ?
Une fois cet aspect compris, vous parviendrez à rédiger des documents plus clairs. 👍
L’objectif est de :
- Simplifier la lecture
- Guider au maximum le lecteur
- Gagner du temps
Pourquoi communiquer clairement ?
Aujourd’hui, notre société croule sur l’information. Que ce soit en ligne ou sous format papier : l’information est partout.
En plus, notre capacité d’attention tend à diminuer. Il devient de plus en plus compliqué de captiver l’attention d’un lecteur.
Il faut aussi savoir que la majorité des documents sont lus en diagonale.
❓J’ai donc 1 question pour vous❓ :
A votre avis, lorsqu’une personne ne comprend pas un document, que fait-elle ?
….
Voici ses 4 actions :
- Elle relit plusieurs fois jusqu’à ce qu’elle comprenne
- Elle demande de l’aide
- Elle recherche sur Internet
- Elle abandonne
Ces 4 actions augmentent le temps passé sur le document et… gâchent l’expérience du lecteur.
Effectivement, si vous créez un document compliqué, l’image de votre entreprise sera impactée : manque d’accessibilité, contenu non inclusif, organisation peu claire.
Mais ce n’est pas tout.
Lorsqu’une information n’est pas comprise, que se passe-t-il réellement ? Rien. Aucune action, aucune décision, aucune réponse. Votre lecteur n’ayant pas compris vos attentes, il n’agira pas. C’est dommage. 🤷
La création d’un document devient une perte de temps et une perte d’énergie pour des résultats qui sont parfois presque inexistants.
Comprendre les principes de la communication claire
Comme dit plus haut, l’objectif de la communication claire est de positionner le lecteur au centre.
Comment faire ? 🤔
1 – Employez le pronom “vous »
L’emploi du « vous » permet au lecteur de se projeter beaucoup plus facilement.
Grâce au “vous”, le lecteur identifie :
- S’il est concerné ou non pas le document.
- Les actions qu’il doit réaliser après la lecture.
2 – Adapter votre document pour le rendre plus clair et plus compréhensible.
Vous pouvez commencer par dentifier l’objectif de votre document. 🎯
Une fois défini, annoncez-le clairement. (signer, envoyer, s’inscrire, partager, résoudre un problème..)
Autre astuce pour rendre un document plus clair, rédigez des phrases courtes et simples, et éliminez le jargon qui n’est pas compris pas votre lecteur.
3 – Structurez vos propos de manière logique.
Par exemple, avant d’écrire choisissez un plan. 📄
Ce plan permet d’organiser vos idées et de les présenter de manière chronologique. Le lecteur doit pouvoir les comprendre, sans revenir en arrière, ni même faire des recherches sur Internet.
Quelques exemples !
Ces 2 exemples illustrent parfaitement ce que nous venons d’aborder. 👇
Avant : Le produit est fait pour marcher pendant des heures.
Après : Vous êtes marcheur ? Vous pouvez utiliser ce produit pendant vos heures de marche.
Avant : Pour bénéficier de cet avantage, il vous suffit de joindre à votre réponse un chèque du montant de votre choix.
Après : Si vous voulez bénéficier de cet avantage, joignez à votre réponse un chèque du montant de votre choix.
❓Mise en pratique - entre 10 minutes à 20 minutes ❓
Et si vous essayez de mettre ça en pratique ? ✍️
Prenez n’importe quel document : mail, lettre, un document administratif. Puis, suivez la méthode :
1 – Qui lira votre document ?
Définissez le ou les groupes de lecteurs
2 – Quel est votre objectif ?
Une fois que votre lecteur a fini de lire votre document, que doit-il faire ?
- Prendre un rendez-vous
- Résoudre un conflit
- Payer sa facture
- Signer un contrat
- …
3 – Quelles sont les informations essentielles ?
- Regroupez les informations
- Triez-les selon leur importance, et gardez uniquement les informations essentielles
- Organisez votre document de manière claire et logique
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Comment pouvons-nous vous aider ?
Si vous êtes arrivé jusqu’ici, c’est que vous souhaitez rendre votre communication plus claire.
Partagez-nous vos questions pour vous aider dans votre démarche. 👇
